Surat izin penelitian sering dianggap urusan kecil, lalu menjadi alasan pengumpulan data mundur berminggu-minggu. Prosesnya melibatkan beberapa meja: prodi atau fakultas, kadang instansi pemerintah, dan lokasi penelitian itu sendiri. Mengurusnya lebih awal adalah cara paling sederhana untuk menjaga jadwalmu.
Siapa yang biasanya menerbitkan surat
Alurnya berbeda antar kampus dan antar lokasi, tapi pola umumnya seperti ini:
- Kampus menerbitkan surat pengantar atau permohonan izin penelitian, biasanya lewat bagian akademik fakultas.
- Surat itu ditujukan ke pimpinan lokasi penelitian, misalnya kepala sekolah, direktur perusahaan, atau kepala dinas.
- Untuk lokasi tertentu, terutama instansi pemerintah, kadang diperlukan rekomendasi dari kantor pemerintah daerah yang menangani perizinan penelitian.
- Lokasi penelitian memberi jawaban, bisa berupa surat balasan, disposisi, atau persetujuan lisan dari pejabat yang berwenang.
- Setelah penelitian selesai, sebagian lokasi menerbitkan surat keterangan telah melakukan penelitian.
Tanyakan ke bagian akademik fakultas bagaimana alurnya di kampusmu, dan tanyakan ke lokasi penelitian apa yang mereka butuhkan. Jangan menebak dari pengalaman teman di lokasi yang berbeda.
Lampiran yang sering diminta
Siapkan berkas berikut dalam bentuk cetak dan digital, karena setiap meja bisa meminta format yang berbeda:
- Proposal penelitian atau ringkasannya.
- Instrumen: kuesioner, pedoman wawancara, atau lembar observasi.
- Fotokopi kartu mahasiswa dan identitas.
- Surat persetujuan atau lembar pengesahan proposal dari pembimbing.
- Jadwal rencana pengambilan data.
Daftar persisnya tergantung pedoman kampus dan permintaan lokasi. Buat daftar periksa sendiri dari informasi resmi, lalu centang setiap berkas sebelum berangkat. Berkas yang kurang satu bisa membuatmu harus datang lagi.
Berapa lama yang perlu disiapkan
Tidak ada angka pasti, karena waktunya bergantung pada antrean di kampus, rantai persetujuan di lokasi, dan apakah perlu rekomendasi tambahan. Yang bisa kamu lakukan adalah memperkirakan dengan bertanya:
- Tanyakan ke bagian akademik berapa lama biasanya surat pengantar selesai.
- Tanyakan ke lokasi penelitian siapa yang memutuskan dan kapan pejabat itu biasanya ada.
- Tanyakan ke kakak tingkat yang pernah meneliti di lokasi serupa.
Lalu beri cadangan waktu yang longgar di jadwalmu. Mulai mengurus segera setelah proposal disetujui, jangan menunggu instrumen benar-benar final kalau lokasi menerima versi yang masih bisa berubah sedikit. Tanyakan dulu apakah itu boleh.
Saat berhadapan dengan lokasi penelitian
Datang dengan sopan dan berpakaian rapi. Bawa surat asli dan salinannya. Jelaskan penelitianmu dalam beberapa kalimat sederhana: apa yang diteliti, siapa yang akan kamu temui, berapa lama, dan bagaimana data akan dijaga kerahasiaannya.
Kalau lokasi meminta perubahan, misalnya tidak mengizinkan kamu merekam atau membatasi jumlah responden, catat dan bicarakan dengan pembimbing sebelum menyetujui. Perubahan seperti itu bisa memengaruhi metode yang tertulis di bab 3.
Kalau lokasi menolak, jangan memaksa dan jangan meneliti tanpa izin. Minta penolakannya secara jelas, lalu diskusikan lokasi pengganti dengan pembimbing.
Selama surat belum keluar, catat setiap langkah dalam satu tabel sederhana: tanggal, ke mana surat diserahkan, siapa yang menerima, dan apa yang dijanjikan. Kalau seminggu atau dua minggu tidak ada kabar, kamu bisa menindaklanjuti dengan sopan dan menyebut tanggal penyerahan dengan tepat. Catatan ini juga berguna kalau surat hilang di tengah jalan, karena kamu tahu persis di meja mana terakhir kali surat itu berada.
Simpan semua bukti untuk lampiran
Pindai atau foto setiap surat yang keluar dan masuk: surat pengantar kampus, rekomendasi, surat balasan lokasi, dan surat keterangan selesai penelitian. Simpan di satu folder dengan nama berkas yang jelas, dan simpan aslinya di map tersendiri.
Banyak kampus meminta surat izin dan surat keterangan selesai penelitian sebagai lampiran skripsi atau syarat pendaftaran sidang. Mencarinya kembali di minggu terakhir, atau meminta ulang ke lokasi yang jauh, jauh lebih repot daripada menyimpannya sejak awal.