Daftar tabel dan daftar gambar bekerja seperti daftar isi: mencantumkan setiap tabel dan gambar beserta nomor halamannya. Kalau dibuat manual, setiap kali kamu menambah satu tabel di bab 4, semua nomor tabel setelahnya harus diganti satu per satu, begitu juga kalimat yang merujuknya. Pengolah kata seperti Word punya fitur yang mengerjakan ini secara otomatis.

Nama menu di bawah mengikuti pola umum Word. Letak dan namanya bisa berbeda antar versi, sistem operasi dan bahasa tampilan. Pengolah kata lain punya fitur serupa dengan nama berbeda.

Langkah 1: sisipkan keterangan dengan fitur caption

Kunci seluruh sistem ini adalah fitur keterangan (caption). Judul tabel atau gambar yang diketik biasa tidak akan terbaca oleh daftar otomatis.

Cara umumnya:

  1. Klik tabel atau gambar yang ingin diberi judul.
  2. Buka tab referensi, lalu pilih sisipkan keterangan.
  3. Pilih label Tabel atau Gambar. Kalau label itu belum ada, buat label baru dengan nama yang sesuai bahasa naskahmu.
  4. Atur posisinya di atas untuk tabel dan di bawah untuk gambar, atau sesuai pedoman kampus.
  5. Tulis judulnya setelah nomor yang muncul otomatis.

Supaya nomornya mengikuti bab, misalnya Tabel 4.1, buka pengaturan penomoran di jendela keterangan dan pilih untuk menyertakan nomor bab. Fitur ini biasanya hanya berjalan bila judul bab memakai style heading dengan penomoran bertingkat. Kalau belum, atur dulu style heading-mu.

Langkah 2: buat daftar tabel dan daftar gambar

Setelah semua tabel dan gambar punya keterangan:

  1. Letakkan kursor di halaman daftar tabel.
  2. Di tab referensi, pilih sisipkan daftar gambar (table of figures).
  3. Di jendela yang muncul, pilih label Tabel.
  4. Atur titik penuntun dan format sesuai pedoman, lalu klik oke.
  5. Ulangi di halaman daftar gambar dengan label Gambar.

Satu perintah dipakai untuk keduanya. Yang membedakan adalah label yang dipilih.

Kalau ada daftar lampiran yang juga perlu dibuat otomatis, kamu bisa membuat label Lampiran dengan cara yang sama.

Langkah 3: perbarui setelah memindah isi

Saat kamu menambah, menghapus atau memindah tabel, nomor keterangan biasanya tidak langsung berubah di layar. Untuk memperbaruinya:

  • Pilih seluruh dokumen, lalu jalankan perintah perbarui field. Di Word di Windows, pintasan yang umum adalah Ctrl+A lalu F9, tapi pintasan bisa berbeda di sistem lain.
  • Klik di dalam daftar tabel dan daftar gambar, lalu pilih perbarui seluruh tabel.

Biasakan memperbarui semua field sebelum mengirim naskah ke pembimbing dan sebelum mengekspor ke PDF.

Langkah 4: rujukan silang yang ikut berubah

Kalimat seperti “seperti terlihat pada Tabel 4.2” juga bisa dibuat otomatis lewat fitur rujukan silang (cross-reference). Kalau Tabel 4.2 berubah menjadi Tabel 4.3 karena ada tabel baru, kalimatnya ikut berubah setelah field diperbarui.

Caranya:

  1. Ketik kalimat sampai sebelum nomor, misalnya “seperti terlihat pada”.
  2. Di tab referensi atau tab sisipkan, pilih rujukan silang.
  3. Pilih jenis rujukan Tabel atau Gambar.
  4. Pilih untuk menyisipkan label dan nomor saja, bukan seluruh keterangan.
  5. Pilih tabel yang dimaksud dari daftar, lalu sisipkan.

Rujukan silang yang menunjuk ke keterangan yang sudah dihapus akan menampilkan pesan galat setelah diperbarui. Cari pesan itu di dokumen sebelum naskah dikirim.

Masalah yang sering muncul

  • Tabel tidak muncul di daftar: judulnya diketik manual, bukan lewat fitur keterangan. Hapus dan sisipkan ulang dengan fitur keterangan.
  • Nomor bab tidak muncul atau salah: judul bab belum memakai style heading dengan penomoran bertingkat.
  • Daftar berisi judul yang terlalu panjang: daftar mengambil seluruh teks keterangan, termasuk baris sumber bila tertulis di paragraf yang sama. Pisahkan baris sumber ke paragraf tersendiri.
  • Ada nomor ganda: ada keterangan yang disalin dari tabel lain lalu diedit manual. Perbarui semua field, lalu cek ulang.

Sistem ini terasa repot di awal, tapi menghemat banyak waktu setiap kali bab 4 direvisi. Aturan letak dan isi judulnya dibahas di menulis judul tabel dan gambar yang benar.