Pesan pertama ke dosen pembimbing sering ditulis terburu-buru, lalu disusul empat pesan tambahan karena ada yang lupa. Dosen yang membimbing banyak mahasiswa harus membaca semuanya satu per satu. Pesan yang lengkap dalam satu kali kirim lebih mudah dijawab, dan biasanya juga lebih cepat dijawab.
Lima bagian yang harus ada
Setiap pesan ke pembimbing, entah lewat aplikasi chat atau surel, butuh lima bagian ini:
- Salam pembuka yang sopan, misalnya “Selamat pagi, Bapak” atau “Assalamualaikum, Ibu”, sesuai kebiasaan di kampusmu.
- Siapa kamu: nama lengkap, NIM, program studi, dan judul atau topik skripsi. Dosen tidak selalu menyimpan nomormu.
- Apa yang kamu butuhkan: bimbingan bab berapa, tanda tangan apa, atau pertanyaan apa.
- Usulan waktu: dua atau tiga pilihan hari dan jam, supaya dosen tinggal memilih.
- Penutup dan terima kasih.
Kalau kamu mengirim berkas, sebut nama berkasnya di pesan dan pastikan berkas itu memang terlampir.
Satu pesan, bukan lima
Tulis dulu seluruh pesan di aplikasi catatan, baca ulang, baru kirim sebagai satu pesan utuh. Hindari pola “Pak” lalu “Selamat siang” lalu “Saya mau tanya” yang masuk dalam lima notifikasi terpisah. Pola itu membuat dosen harus menunggu sampai kamu selesai mengetik untuk tahu maksudmu.
Sebelum menekan kirim, periksa tiga hal:
- Nama dan gelar dosen ditulis dengan benar.
- Tidak ada singkatan chat seperti “sy”, “mw”, atau “gmn”.
- Pertanyaanmu bisa dijawab tanpa harus bertanya balik “maksudnya bab yang mana?”.
Jam kirim dan cara menunggu jawaban
Kirim pesan pada jam kerja, misalnya pagi sampai sore pada hari kerja. Pesan larut malam atau hari libur mungkin tetap dibaca, tapi kesannya kurang menghargai waktu istirahat dosen. Kalau dosen pernah menyebut jam atau saluran yang dia sukai, ikuti itu, karena kebiasaan tiap dosen berbeda.
Setelah mengirim, beri waktu beberapa hari kerja sebelum mengingatkan. Pesan pengingat cukup singkat dan merujuk pesan pertama, misalnya: “Mohon maaf Ibu, saya ingin menindaklanjuti pesan saya hari Senin tentang jadwal bimbingan bab 2.” Jangan mengirim ulang seluruh pesan berkali-kali.
Sambil menunggu, lanjutkan bagian lain dari skripsimu. Menunggu jawaban bukan alasan berhenti bekerja.
Templat yang bisa kamu sesuaikan
Ini contoh pesan untuk meminta jadwal bimbingan. Ganti bagian dalam kurung dengan datamu sendiri dan sesuaikan nada dengan kebiasaan di kampusmu.
Selamat pagi, Ibu [nama dosen].
Saya [nama lengkap], NIM [nomor], mahasiswa [program studi] yang Ibu bimbing dengan judul “[judul skripsi]”.
Saya sudah menyelesaikan revisi bab 2 sesuai catatan bimbingan sebelumnya dan ingin memohon waktu bimbingan untuk membahasnya. Draf terlampir dengan nama berkas [nama berkas]. Bagian yang berubah saya tandai dengan warna kuning.
Apakah Ibu berkenan pada salah satu waktu berikut: Selasa pukul 10.00, Rabu pukul 13.00, atau Kamis pukul 09.00? Saya menyesuaikan kalau Ibu punya waktu lain.
Terima kasih atas waktu Ibu.
Hormat saya, [nama].
Untuk keperluan lain, pola yang sama tetap berlaku. Yang berubah hanya bagian keperluan. Meminta tanda tangan lembar persetujuan, misalnya, cukup menyebut lembar apa, untuk keperluan apa, dan kapan kamu bisa datang membawanya.
Kalau pesanmu salah kirim atau keliru
Kesalahan kecil wajar terjadi. Kalau kamu salah melampirkan berkas atau salah menyebut tanggal, kirim satu pesan koreksi yang singkat: sebut apa yang salah dan apa yang benar, lalu minta maaf sekali. Tidak perlu penjelasan panjang.
Kalau kamu belum yakin cara meminta bimbingan yang biasa dipakai di prodimu, tanyakan ke teman seangkatan atau kakak tingkat yang dibimbing dosen yang sama. Mereka biasanya tahu apakah dosen itu lebih suka surel, pesan chat, atau janji temu lewat bagian administrasi. Langkah berikutnya setelah dapat jadwal adalah menyiapkan bahan, yang dibahas di artikel menyiapkan bahan sebelum bimbingan.